jueves, 18 de mayo de 2017

NUEVO: Aliadoc ♥ Google Calendar

Queremos informarte que a partir del día de hoy está disponible una nueva funcionalidad que te permitirá revisar tu agenda Aliadoc en prácticamente cualquier dispositivo. Se trata de la integración con la popular agenda Google Calendar, desde donde podrás visualizar el seguimiento de citas que realices en Aliadoc.




Como sabes (o por si no lo sabes) Google Calendar posee a su vez una basta capacidad de integración con diferentes agendas y calendarios electrónicos ya sea en Android, dispositivos Apple, Windows Phone o inclusive otras agendas como Microsoft Outlook. Es por eso que la integración con este servicio es vital, ya que te facilitará visualizar tu agenda Aliadoc en casi cualquier dispositivo.

Lo hicimos de una manera muy simple. Lo único que necesitas es contar con una cuenta en Google, sin necesidad de otorgar permisos. Si tienes un dispositivo Android seguramente ya cuentas con una; si no es el caso puedes crear una con el sólo propósito de usar Google Calendar o bien si eres un usuario de Gmail, puedes utilizar esa cuenta también.

Hemos habilitado una opción en la configuración de tu perfil, con la que podrás generar un calendario de Google Calendar que estará asociado de forma permanente a tu agenda Aliadoc. De esta forma, todos los cambios que realices al dar de alta citas y llevar su seguimiento se replican de forma instantánea al calendario asociado en Google Calendar, permitiéndote visualizarlos desde esa aplicación o desde cualquier otra que tengas configurada con tu cuenta de Google.


Ahora puedes ver el seguimiento de tus citas en Google Calendar


Generar un calendario en Google Calendar para tu agenda Aliadoc es extremadamente sencillo. Lo único que tienes que hacer es ir a la sección "Perfil" y ubicar el apartado "Calendario en Google"; después haz clic en el botón "Cambiar" que se encuentra en el extremo derecho de la pantalla. Aparecerá un recuadro donde se te pedirá que ingreses el correo electrónico de tu cuenta en Google que estará asociada al calendario que se va a generar. Es necesario que el correo electrónico sea de una cuenta de Gmail, ya que solamente esas cuentas tienen acceso a Google Calendar.




Luego de escribir el email (que puede ser distinto al que utilizaste para crear tu cuenta en Aliadoc) guarda los cambios (se habilitará el botón para hacerlo) y en unos momentos más, aparecerá la información correspondiente al calendario de Google que se ha generado. En este punto el calendario ya ha sido agregado a tu cuenta de Google y lo podrás ver en el listado de calendarios disponibles en tu Google Calendar. En adelante, cualquier cita que registres en Aliadoc se propagará automáticamente al calendario, incluyendo los cambios que realices al dar seguimiento a cada cita. Pronto estaremos compartiendo en este blog distintas formas de agregar y activar el calendario que haz generado, en diferentes dispositivos móviles.

Finalmente queremos destacar que esta es una funcionalidad totalmente gratuita. Buscamos ofrecerte una integración eficiente de las características especializadas que te ofrece Aliadoc en el seguimiento citas, con las aplicaciones que utilizas cotidianamente para organizar tu día.

lunes, 1 de mayo de 2017

Algo sobre la gestión y seguimiento de citas

Si requieres de citas para proporcionar un servicio a tus clientes, es indispensable llevar un seguimiento de las mismas dándole a esta tarea una prioridad especial. Las citas tienen un alto potencial de convertirse en ganancias, por lo cual es importante darles un seguimiento adecuado que te permita minimizar el impacto que se produce cuando tus clientes no acuden a una.



Es imposible anticiparse a todos los casos que llevan a un cliente a no acudir a una cita. Hay ocasiones en que a pesar de haber confirmado su asistencia, los clientes simplemente no se presentan. Sin embargo es importante contar con un proceso definido que permita en la medida de lo posible evitar que los clientes olviden una cita o bien recuperar los tiempos reservados a clientes que no se presentarán y así aprovecharlos en nuevos clientes.

Como en muchas otras actividades se requiere de disciplina y constancia pero sobre todo es preciso contar con un proceso definido para el manejo y seguimiento de citas, que nos permita minimizar el riesgo que representa quedarnos esperando a un cliente que no llegará. De poco sirve llevar un registro de citas manual o electrónico, si no procuramos darle un seguimiento formal a cada. Puede ser que a veces se tenga el hábito de solicitar una confirmación, pero si la actividad no se refuerza a través de un proceso y se deja a la voluntad y disponibilidad de tiempo de colaboradores o de nosotros mismos, esta tarea se volverá secundaria rápidamente cuando la carga de trabajo ya no permita dedicar el tiempo que requiere.

Por otro lado está el problema -más común de lo que se cree- de los clientes y su propio control de compromisos. Es fácil que olviden una cita y más aún cuando la agendan con cierto tiempo de anticipación, esto afecta directamente a quien presta el servicio. Una cita olvidada es una pérdida tanto en tiempo como en ingresos, porque al reservar tiempo para una cita se bloquea a otros clientes potenciales lo que implica perder ingresos. Por eso es válido indagar si el cliente acudirá a su cita y brindarle todos los medios para que la mantenga siempre presente. Es preferible una cita cancelada con anticipación, a perder tiempo valioso en un cliente que no acudirá.

No hay que olvidar que, es en la atención a los pequeños detalles como procurar el envío de recordatorios, solicitar confirmación y asegurarse de que los clientes cuenten con la información necesaria para acudir a una cita desde el primer momento, donde se comienza a proyectar una imagen de profesionalismo que es fundamental en un servicio que busca ofrecer calidad y buen trato a sus clientes. Las nuevas tecnologías abren posibilidades en este ámbito y vale la pena aprovecharlas. Herramientas como Aliadoc te permiten aplicar fácilmente un proceso para el manejo y seguimiento de citas; asignando un estatus a cada una, se puede llevar a cabo un flujo de seguimiento adecuado y ágil, que te permitirá cubrir estos objetivos de una forma que se adapta fácilmente a tu manera de trabajar.

Visítanos en aliadoc.com y conoce nuevas posibilidades en la gestión y seguimiento de tus citas.

sábado, 29 de abril de 2017

Lanzamiento

La espera terminó

Ya puedes crear tu perfil en Aliadoc.
La espera no ha sido en vano, ya que hemos incorporado nuevas características que te ayudarán a llevar un mejor control y seguimiento de tus citas, te explicamos en que consisten a continuación.

Notificaciones


En Aliadoc las notificaciones son correos electrónicos que contienen información de referencia útil sobre la cita que tus clientes o pacientes han agendado contigo, encaminada a facilitar a que acudan a su cita. Esta información incluye teléfonos de contacto, el domicilio de tu establecimiento (con un mapa de referencia si proporcionas la ubicación) y una característica especial: Estas notificaciones son compatibles con el estándar iCalendar que es aceptado por agendas como Google Calendar, lo cual les ofrece la posibilidad de confirmar o cancelar su cita directamente desde su correo y agregarla a la agenda de su dispositivo móvil (especialmente práctico en Android).

Recordatorios


La herramienta soporta 3 tipos de recordatorios que pueden ser enviados directamente desde tu agenda Aliadoc con un solo clic: Email, mensaje SMS y llamada automatizada; los recordatorios ofrecen distintos niveles de interactividad a tus clientes para que reciban la información de su cita, la confirmen, cancelen o bien la reprogramen.




Los recordatorios por Correo Electrónico son una versión corta de la notificación que se envía al agendar una cita. Contienen 3 enlaces directos que asemejan botónes y permiten dirigir a tu cliente directamente a las funciones de Confirmación, Cancelación o Reprogramación de su cita en línea. Este tipo de recordatorios es gratuito, sólo cuando tus clientes realizan una acción el sistema lo registrará como una interacción que afectaría a tu saldo. Te platicaremos con más detalle el esquema de cobro de nuestros servicios de valor agregado en el siguiente post.




Cuando Aliadoc envía un recordatorio por SMS, tu cliente recibirá un mensaje corto en su celular con un texto breve indicando que tiene una cita contigo en los próximos días. El mensaje contiene un enlace a una página en nuestro sitio web, donde podrá consultar todos los detalles de su cita, los tuyos (contacto, domicilio y mapa) así como la posibilidad de Confirmar, Cancelar o Reprogramar su cita. Aliadoc es principalmente una herramienta web, por lo que buscamos que tu cliente continúe la acción por SMS visitando un enlace web que le permita revisar e interactuar con su cita.

Los recordatorios por Llamada Automatizada son quizá los que proporcionan una respuesta más inmediata y no requieren de un teléfono celular o una computadora. Se trata de una llamada telefónica efectuada al número de teléfono registrado para tu cliente, en la cual se le recuerda de su cita de forma muy breve pidiéndole que la confirme o la cancele presionando teclas. La respuesta a esta acción es inmediata en tu agenda Aliadoc y la verás reflejada en tiempo real en el momento en que tu cliente presiona la tecla en su teléfono. Es una característica que te va a sorprender, crea una cuenta y pruébala ahora mismo
Por el momento este tipo de recordatorios sólo está disponible en México.

Usuarios y Establecimientos Múltiples

Puedes agregar usuarios en tu perfil de Aliadoc para que tus colaboradores te apoyen en las tareas de seguimiento a tus citas o bien para que cuenten con su propia agenda. Debido a que el seguimiento de citas es una actividad que puede llevar a cabo con más efectividad un miembro de tu staff administrativo, te ofrecemos la posibilidad de crear usuarios que desempeñen este rol. Los usuarios con el rol de Asistente pueden crear y dar seguimiento a citas en tu agenda y a las de los colaboradores que tengas registrados para tener una propia (Asociados). El usuario Asistente puede activar diferentes agendas disponibles en el Establecimiento al que se encuentre asignado.

es muy fácil! Aliadoc te permite crear 2 tipos de usuarios en tu perfil que desempeñan diferentes roles: el usuario Asociado cuenta con una agenda tal y como la que tu tienes en tu perfil y puede registrar y dar seguimiento a citas, mientras que el usuario con el rol de Asistente no tiene una agenda propia, sino que visualiza las agendas de los demás, siempre y cuando se encuentren asignados al mismo Establecimiento.


Puedes agregar 2 tipos de usuario en tu perfil: Asistentes y Asociados (con agenda)


Así, Aliadoc te ofrece además la posibilidad de registrar, en caso de que así lo requieras, todos los establecimientos que puedas tener, y asignar colaboradores a los mismos que por un lado puedan llevar su agenda de citas y por otro puedan desempeñar labores de seguimiento. Esto no significa que el seguimiento deba ser necesariamente a través de un Asistente, tú mismo puedes hacer el seguimiento de tus citas en todo momento si así lo requieres.

Registro de Citas y Seguimiento


Aliadoc es una herramienta que podría definirse como una agenda electrónica en su funcionalidad más básica, sin embargo una de sus características distintivas es que además de permitirte registrar citas como cualquier otra agenda, también te ofrece la posibilidad de llevar a cabo el seguimiento de las mismas de una forma simple pero efectiva. Aliadoc te permite establecer un estatus a cada cita según la etapa en la que se encuentre, mismos que siguen un flujo simple que culmina cuando la atención a tu cliente finaliza.  El seguimiento es una tarea completamente opcional que puede llevarse a cabo total o parcialmente, siempre podrás utilizar Aliadoc como una simple agenda electrónica si así lo deseas.

Flujo de seguimiento de una cita

Cada vez que le estableces un estatus a una cita, Aliadoc registra el momento exacto en el que sucedió lo cual te permitirá conocer posteriormente tus promedios de atención y tiempos de espera. Además la herramienta te permite definir etiquetas (tags) a cada una de tus citas, con lo que podrás resaltar aspectos de la atención para su posterior análisis, Utiliza esta funcionalidad cuando quieras dejar rastro de un aspecto específico que deseas resaltar y recordar la próxima vez que agendes una cita para el mismo cliente, por ejemplo podrías establecer una etiqueta "Llegó Tarde", si quieres que quede registro de ese aspecto en particular.




Te hemos platicado a grandes rasgos algo sobre los servicios de valor agregado que Aliadoc tiene para tí, En nuestras próximas entradas estaremos compartiéndote aspectos más específicos sobre el funcionamiento de esta nueva herramienta.

lunes, 13 de febrero de 2017

Primera entrada: La motivación

Somos de esas personas que creemos en el poder de la tecnología para hacer que las cosas mejoren. ¿Te haz sentido frustrado alguna vez por tener que dedicar mas tiempo del necesario cuando requieres un servicio? Seguro que más de una vez te han hecho perder más tiempo del que creías sentado incluso horas mientras esperas tu turno para ser atendido sin al menos un poco de información sobre cuánto más tendrás que esperar. 

Es así como surgió este proyecto. Muchas experiencias como clientes nos han dado la pauta para sospechar que muchos prestadores de servicios pueden no tiener una manera sencilla de darse cuenta si se está perdiendo mucho tiempo en la atención que proporcionan, aún y cuando se trate de un servicio excelente o muy necesario. Todo ese tiempo perdido, esas horas que la gente pasa en las salas de espera tienen un potencial. Es una oportunidad para formar un lazo con los clientes, mejorar su experiencia y redefinir la manera en que se lleva a cabo la interacción. 

Nosotros queremos crear herramientas que ayuden a los prestadores de servicios a aprovechar ese potencial mejorando la experiencia de sus clientes antes, durante y después de la atención; queremos ayudar a que midan su desempeño, a que empoderen a sus clientes para interactuar con ellos de nuevas maneras. Acercar el "self-service" a los clientes para las tareas tradicionales que en muchas ocasiones resultan ser solo una pérdia de tiempo. 

Todo esto con enfoques nuevos y simplificados que permitan cuantificar el tiempo tanto del que presta como de quien recibe un servicio, buscando a la vez nuevas formas de interacción que utilicen las nuevas tecnologías para mejorarla.

Con este blog abrimos un canal de comunicación que te permitirá conocer de primera mano todos los detalles sobre el lanzamiento y evolución de esta nueva herramienta.